Ohne PC kann heutzutage wohl kein Unternehmen existieren. Auch Selbstständige und Freiberufler sind auf Computer angewiesen, um Geschäftskontakte aufzubauen und zu pflegen. Es kommt mit Sicherheit täglich millionenfach vor, dass Daten über das Internet verschickt werden. Angebote, Exposés, Berichte, Pläne und noch vieles mehr: Bei größeren Datenmengen werden diese gerne in Ordnern zusammengefasst, um alles mit einem Mausklick griffbereit zu haben. Doch wie können Sie Ordner verschicken? Klappt das einfach per Mail oder brauche ich dazu spezielle Programme? Und was muss ich tun, wenn die Ordner zu groß sind?
Inhaltsverzeichnis
Ordner als Mailanhang verschicken
Hört sich einfach an: Mail schreiben, Ordner anhängen, abschicken. Doch das Problem beim Versenden von Ordnern über ein Mailprogramm ist die Größe. Da Ordner meist aus mehreren Dateien bestehen, sind sie entsprechend groß. Die durchschnittliche Größe pro Mail liegt bei 25 MB, auch wenn es vereinzelt Anbieter gibt, die 60 MB zur Verfügung stellen. Selbst diese Größe ist in einer Zeit, in der große Datenmengen online verschickt werden sollen, kaum ausreichend.
Es gibt aber eine Möglichkeit, dennoch auf die Mail zurückzugreifen: Nämlich dann, wenn Sie einen Ordner als Zip-Datei versenden. Dazu benötigen Sie ein entsprechendes Zip-Programm, mit dem Sie Ihre Ordner komprimieren können. Dabei wird ein sogenanntes Archiv erstellt, das alle Dateien im Ordner verkleinert. Diese Zip-Datei verschicken Sie nun an den Empfänger, der wiederum mit demselben Programm das Archiv entpacken muss. Aber auch hier kann es passieren, dass durch das Komprimieren die Dateien nicht klein genug werden, um sie per Mail zu versenden.
Ordner per Cloud zur Verfügung stellen
Ganze Ordner verschicken können Sie auch mit sogenannten Cloud-Diensten, wie Dropbox, Google Drive oder Microsoft OneDrive. Dabei werden die Ordner nicht verschickt, sondern in einen virtuellen Speicher hochgeladen. Der Empfänger kann über dasselbe Programm und ein Passwort bzw. einen Link auf Ihre Cloud zugreifen und den Ordner öffnen oder herunterladen. Das ist dann sinnvoll, wenn mehrere Personen in einem Projekt involviert sind und auf Daten zurückgreifen müssen. Diese lassen sich so von jedem, der den Zugang hat, bearbeiten.
Diese Cloud-Dienste sind jedoch oftmals damit gekoppelt, dass Sie dasselbe Programm benötigen oder sich sogar – wie bei Google – ein allgemeines Konto anlegen müssen. Zudem kommen Sie an einem eigenen Account nicht vorbei. Weiterhin kann die angebotene Größe oftmals problematisch werden. Bei den drei genannten Diensten liegt sie zwischen 5 und 16 GB im kostenlosen Bereich, was gerade bei Ordnern mit Bildern oder Videos knapp werden kann.
Ordner verschicken über Hyperlinks
Eine weitere Möglichkeit ist, Dokumente und Ordner per Hyperlink dem Empfänger zukommen zu lassen. Das ist allerdings nur innerhalb eines Netzwerkes möglich, das in der Regel in Unternehmen besteht. Möchte also Kollege A Kollegen B einen Ordner zukommen lassen, klappt das per Mail und entsprechendem Link, den Sie beispielsweise in Outlook hinzufügen können. Für den herkömmlichen Gebrauch außerhalb eines Netzwerkes ist das aber nicht möglich.
Ordner verschicken mit TransferXL
Ganz ohne zusätzliche Programme, die Sie erst installieren müssen, ganz ohne Account und vollkommen kostenlos bietet TransferXL seine Dienste an. Egal, ob Sie ein Foto, ein Video, eine Textdatei oder eben einen ganzen Ordner verschicken möchten, Sie können dies mit wenigen Mausklicks bewerkstelligen. Laden Sie Ihren Ordner direkt auf der Website hoch, der Anbieter übernimmt die restliche Arbeit:
- Schon beim Upload wird Ihr Ordner gezippt, darum müssen Sie sich also nicht mehr kümmern.
- Nachdem der Ordner hochgeladen wurde, erscheint ein Link, den Sie nur noch kopieren müssen.
- Geben Sie diesen Link an den Empfänger weiter, kann dieser sich den Ordner direkt online ansehen und herunterladen.
- Da die übermittelten Dateien auf Wunsch verschlüsselt sind, ist die Sicherheit besonders hoch, denn nur wer das Passwort in Verbindung mit dem Link hat, kann die Datei auch öffnen.
- Eine Dateiübertragung von bis zu 200 GB ist bei TransferXL möglich, sodass Sie nie wieder Probleme mit der Größe Ihrer Dateien und Ordner haben werden.
Ordner als Link versenden – einfacher, schneller und sicherer geht es wohl kaum.
Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Ordner verschicken
Lassen sich Ordner nicht einfach per Mail verschicken?
Natürlich ist das möglich, allerdings mit Einschränkungen. Denn meistens lassen sich per Mail nur Dateigrößen von durchschnittlich 25 MB versenden. Vereinzelt werden auch 60 MB kostenlos zur Verfügung gestellt, doch das ist die Ausnahme. Bei einem Ordner, der diese Größen übersteigt, ist ein Versand per Mail also nicht möglich.
Kann ich Ordner nicht auch zippen?
Das können Sie, brauchen dazu aber ein Zip-Programm. Ob nach dem Komprimieren die Datei klein genug ist, um per Mail verschickt werden zu können, richtet sich nach der Ausgangsgröße. Damit der Empfänger den Ordner auch öffnen kann, muss er, ebenfalls mit einem Zip-Programm, den Ordner wieder extrahieren.
Kann ich die Cloud nutzen, um Ordner zu verschicken?
Sie können einen der vielen Cloud-Anbieter nutzen, um dort Ihre Ordner hochzuladen. Diese liegen dann für den Empfänger virtuell bereit. Er kann sich die Daten mit Hilfe des jeweiligen Programms und eines Links abholen. Doch auch hier ist oftmals die Speichergröße das Handicap.
Ist das Versenden von Ordnern auch per Hyperlink möglich?
Das ist möglich, jedoch nur, wenn Sie innerhalb eines Netzwerkes versenden. Somit ist diese Möglichkeit nur für Unternehmen interessant.
Welche Vorteile hat der Versand von Ordnern mit TransferXL?
Mit TransferXL brauchen Sie kein zusätzliches Programm. Sie müssen auch keine Ordner komprimieren. Ebenso brauchen Sie keinen Account. Sie gehen lediglich auf die Website und können dort Ihre Daten/Ordner direkt von Ihrem PC uploaden – mit Account & Enterprise Abonnement sind sogar bis zu 200 GB sind möglich. Der Empfänger erhält von Ihnen einen Link und ein Passwort, mit denen die Daten abgerufen werden können. Schnell, sicher und unkompliziert.