În zilele noastre, nicio companie nu poate exista fără un PC. Chiar și cei care lucrează pe cont propriu sau ca liber profesioniști depind de calculatoare pentru a stabili și menține contacte de afaceri. Cu siguranță, datele sunt trimise de milioane de ori pe zi pe internet. Oferte, expuneri, rapoarte, planuri și multe altele: atunci când este vorba de cantități mari de date, acestea sunt adesea grupate în dosare, astfel încât totul să fie disponibil cu un simplu clic – dar cum puteți trimite dosare? Funcționează pur și simplu prin e-mail sau am nevoie de programe speciale pentru acest lucru și ce trebuie să fac dacă dosarele sunt prea mari?
Index
Trimiterea de dosare ca atașamente de e-mail
Sună simplu: Scrieți un e-mail, atașați dosarul și trimiteți. Cu toate acestea, problema cu trimiterea dosarelor prin intermediul unui program de e-mail este dimensiunea. Deoarece folderele constau, de obicei, din mai multe fișiere, acestea sunt în consecință mari. Dimensiunea medie pe e-mail este de 25 MB, chiar dacă există unii furnizori care oferă 60 MB. Chiar și această dimensiune este cu greu suficientă într-o perioadă în care trebuie trimise online cantități mari de date.
Cu toate acestea, există o modalitate de a accesa oricum e-mailul: prin trimiterea dosarului sub formă de fișier zip. Pentru a face acest lucru, veți avea nevoie de un program Zip adecvat cu care să puteți comprima dosarele. Astfel se creează o așa-numită “arhivă” care reduce dimensiunea tuturor fișierelor din dosar. Apoi trimiteți acest fișier Zip destinatarului, care, la rândul său, trebuie să despacheteze arhiva cu același program. Cu toate acestea, chiar și în acest caz, este posibil ca fișierele să nu devină suficient de mici pentru a fi trimise prin e-mail.
Faceți dosarele disponibile prin intermediul cloud-ului
De asemenea, puteți trimite dosare întregi cu ajutorul așa-numitelor servicii “cloud”, cum ar fi Dropbox, Google Drive sau Microsoft OneDrive. Dosarele nu sunt trimise, ci încărcate într-o memorie virtuală. Destinatarul poate accesa “cloud-ul” dvs. și poate deschide sau descărca dosarul folosind același program și o parolă sau un link. Acest lucru este util în cazul în care mai multe persoane sunt implicate într-un proiect și trebuie să acceseze datele. Acest lucru permite oricui are acces la date să le editeze.
Cu toate acestea, aceste servicii de cloud sunt adesea asociate cu faptul că aveți nevoie de același program sau chiar – ca în cazul Google – trebuie să creați un cont general. În plus, nu puteți evita să aveți propriul cont. În plus, dimensiunea oferită poate fi adesea problematică. Pentru cele trei servicii menționate mai sus, între 5 și 16 GB se află în zona gratuită, ceea ce poate fi strâns, mai ales pentru dosarele cu imagini sau videoclipuri.
Trimiterea dosarelor prin intermediul hyperlinkurilor
O altă posibilitate este trimiterea documentelor și a dosarelor către destinatar prin intermediul unui hyperlink. Totuși, acest lucru este posibil doar în cadrul unei rețele care există de obicei în companii. Dacă colegul A dorește să trimită un dosar colegului B, acest lucru se poate face prin e-mail și prin linkul corespunzător, pe care îl puteți adăuga în Outlook, de exemplu. Cu toate acestea, acest lucru nu este posibil pentru o utilizare convențională în afara unei rețele.
Trimiterea de dosare cu TransferXL
TransferXL își oferă serviciile fără programe suplimentare pe care trebuie să le instalați mai întâi, fără niciun cont și complet gratuit. Indiferent dacă doriți să trimiteți o fotografie, un videoclip, un fișier text sau chiar un întreg dosar, o puteți face cu doar câteva clicuri. Încărcați dosarul direct pe site, iar furnizorul se va ocupa de restul:
- Dosarul dvs. este deja zippat în timpul încărcării, așa că nu trebuie să vă mai faceți griji în această privință.
- Odată ce dosarul a fost încărcat, va apărea un link pe care trebuie doar să îl copiați.
- Dacă dați acest link destinatarului, acesta poate vizualiza și descărca dosarul direct online.
- Deoarece fișierele transmise sunt criptate, dacă se dorește, securitatea este deosebit de ridicată, deoarece numai cei care au parola în legătură cu link-ul pot deschide fișierul.
- Cu TransferXL este posibil un transfer de fișiere de până la 200 GB, astfel încât nu veți mai avea niciodată probleme cu dimensiunea fișierelor și a dosarelor dumneavoastră.
Trimiterea de dosare sub formă de link – cu greu ar putea fi mai ușor, mai rapid și mai sigur.
Cele mai importante întrebări și răspunsuri despre trimiterea de dosare
Nu se pot trimite folderele pur și simplu prin e-mail?
Cu siguranță este posibil, dar cu limitări. În cele mai multe cazuri, pot fi trimise prin e-mail numai fișiere cu o dimensiune medie de 25 MB. Ocazional, se oferă gratuit și 60 MB, dar aceasta este o excepție. În cazul în care un dosar depășește aceste dimensiuni, nu este posibil să fie trimis prin e-mail.
Nu se pot comprima și folderele?
Puteți face acest lucru, dar aveți nevoie de un program Zip. Faptul că fișierul este sau nu suficient de mic pentru a fi trimis prin e-mail după compresie depinde de dimensiunea originală. Pentru ca destinatarul să poată deschide dosarul, trebuie să extragă din nou dosarul, tot cu un program Zip.
Pot utiliza cloud-ul pentru a trimite dosare?
Puteți utiliza unul dintre numeroșii furnizori de cloud pentru a vă încărca acolo folderele. Acestea sunt apoi practic gata pentru destinatar. Aceștia pot prelua datele folosind programul respectiv și un link, dar chiar și în acest caz, dimensiunea de stocare este adesea problema.
Este posibilă și trimiterea dosarelor prin hyperlink?
Acest lucru este posibil, dar numai dacă le trimiteți în cadrul unei rețele. Prin urmare, această posibilitate este interesantă doar pentru companii.
Care sunt avantajele trimiterii de foldere cu TransferXL?
Cu TransferXL, nu aveți nevoie de un program suplimentar. De asemenea, nu aveți nevoie să comprimați dosare sau de un cont. Tot ce trebuie să faceți este să accesați site-ul web și să încărcați datele/dosarele direct de pe PC – cu un abonament Account & Enterprise, puteți încărca chiar și până la 200 GB. Destinatarul va primi de la dvs. un link și o parolă, cu ajutorul cărora datele pot fi accesate – rapid, sigur și fără complicații.