Jeder kennt die Situation, wenn plötzlich der Hinweis des E-Mail-Providers aufblinkt, dass die Dateien im Anhang aufgrund der maximalen Größe nicht verschickt werden können. Dies ist zum Beispiel häufig der Fall, wenn Nutzer mehrere Dateien gleichzeitig verschicken wollen oder wenn es sich um besonders große Dateien wie Hochzeitsvideos, Konzertaufnahmen oder umfangreiche Textdateien handelt. Um große Dateien per Email trotzdem kostenlos versenden zu können, bieten sich mehrere Lösungen an.
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Dateien komprimieren und Speicherplatz einsparen
Um trotzdem große Dateien per Mail verschicken zu können, besteht die Möglichkeit, die Dateien vorher zu komprimieren. Beim Komprimieren oder auch Zippen werden die Dateien in einem sogenannten Zip-Ordner gespeichert, der weniger Speicherplatz als die Dateien im normalen Format benötigt.
Das Interessante an dieser Vorgehensweise ist, dass nicht die Struktur der Dateien und Ordner, sondern lediglich der benötigte Speicherplatz verändert wird. Diese Möglichkeit ist allerdings nur bis zu einer bestimmten Größe (bei den meisten Anbietern 25 MB) sinnvoll. Denn zu große Dateien überschreiten auch in komprimierter Form die maximale Dateigröße der meisten Email-Anbieter.
Gängige Betriebssysteme wie Windows (ab Windows XP) und macOS verfügen bereits über die nötige Software. In allen anderen Fällen können Zip-Programme in der Regel kostenfrei im Internet gedownloadet werden.
Tipp: Wollen Sie ganze Ordner zippen, um große Dateien per Email kostenlos zu versenden, können Sie den Ordner zuerst auf Ihrem eigenen Rechner entpacken. Auf diese Weise können Sie sich wirklich sicher sein, dass die Ordnerstruktur nach dem Entpacken erhalten bleibt und alles sicher beim Empfänger ankommt.
Clouds und Filehoster – Mögliche Alternativen?
Um Irrtümer zu vermeiden: Bei Clouds und Filehostern handelt es sich strenggenommen nicht um virtuelle Festplatten, da diese letzten Endes auch von Servern betrieben werden. Dennoch können Sie eine Cloud wie eine virtuelle Festplatte, auf der Sie auch größere Dateien speichern können, verwenden.
Beim Anbieter Dropbox können Sie beispielweise bis zu zwei Gigabyte online abspeichern. Wollen Sie also große Videos per Email versenden, können Sie diese stattdessen in einer Cloud ablegen. Einzige Voraussetzung: Sie und alle anderen Nutzer müssen sich einen Account erstellen und zudem über eine aktive Internetverbindung verfügen.
Die Vorteile:
- Nicht nur Sie, sondern alle, denen Sie den Zugang gewähren, können nach Belieben auf die Dateien zugreifen.
- Sie können überall auf die hochgeladenen Dateien zugreifen, sind also nicht ortsgebunden.
- Bestimmte Anbieter ermöglichen die Bearbeitung der Dateien, sodass Sie mit mehreren Personen an derselben Datei gleichzeitig arbeiten können.
Was sich zunächst simpel und unkompliziert anhört, offenbart auf den zweiten Blick dennoch gewisse Schwierigkeiten:
- Ohne aktive Internetverbindung ist es nicht möglich, große Dateien per Mail zu verschicken.
- Auch Filehoster haben ihre Grenzen: Ab einer bestimmten Größe fallen in der Regel zusätzliche Kosten an.
- Ihre Dateien werden im Internet gespeichert, was gewisse Sicherheitsrisiken birgt. Ob Sie sensible Daten in einer Cloud speichern, sollten Sie sich deshalb zweimal überlegen.
Der beste Weg: TransferXL
Große Dateien per Mail versenden und trotzdem nicht auf Sicherheit verzichten: Das ermöglicht TransferXL: Bei TransferXL handelt es sich um eine Option, die die Vorteile von Email-Providern und Filehostern miteinander kombiniert.
Bis zu 200 Gigabyte können Sie mit TransferXL versenden. Den Zugriff auf die Dateien können Sie dabei durch die Vergabe eines Passwortes mithilfe der End-zu-End-Verschlüsselung beschränken. Diese Verschlüsselung stellt sicher, dass nur Sie und der gewünschte Empfänger Zugriff auf die versendeten Daten haben. Und das ohne die E-Mail zu verschlüsseln.
Um komplizierte Komprimierungen brauchen Sie sich ebenfalls keine Gedanken zu machen. Denn TransferXL nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Sie müssen also lediglich die Dateien auswählen, hochladen und einen Empfänger bestimmen.
Zu guter Letzt darf natürlich auch die Kostenfrage nicht unbeantwortet bleiben, und auch hier überzeugt TransferXL. Denn der Dateiversand bis 5 GB ist kostenfrei.
Die wichtigsten Fragen und Antworten zum Dateiversand per E-Mail
Die gängigen kostenfreien E-Mail-Anbieter geben eine maximale Dateigröße vor. Im Durchschnitt liegt diese Grenze bei 25 Megabyte.
Eine Datei zu komprimieren, bedeutet nicht, dass die Datei an sich verändert wird. Beim Komprimieren ändert sich lediglich der benötigte Speicherplatz.
Wenn Sie Dateien in eine Cloud hochladen, sind die entsprechenden Dateien dort auch erst einmal gespeichert. Aus diesem Grund kann die Tatsache, dass sich Dritte auf legalem oder illegalem Weg Zugriff verschaffen, trotz umfassender Sicherheitsvorkehrungen nicht ausgeschlossen werden. Beispielsweise ist der Hoster bei Urheberrechtsverletzungen dazu verpflichtet, der Behörde den Zugriff auf die Dateien zu gewähren.
Die optionale End-zu-End-Verschlüsselung von TransferXL verschlüsselt Ihre Daten bereits auf Ihrem Rechner. Bevor die Daten also überhaupt online gehen, ist der Zugriff bereits beschränkt. So können Sie sichergehen, dass keine unautorisierten Personen Zugriff auf Ihre Daten haben.
Der Versand von Datenmengen bis zu 5 GB ist bei TransferXL kostenlos. TransferXL finanziert sich durch seine bezahlten Pro- bzw. Enterprise-Abonnements, mit denen Sie sogar bis zu 100 bzw. 200 GB verschicken können. In Zukunft will sich TransferXL zudem über Werbeanzeigen finanzieren.