Los documentos PDF se han convertido en parte integrante del mundo digital actual. Ya sea en la oficina, en la universidad o en la escuela, ofrecen una forma fiable y universal de intercambiar y presentar documentos. TransferXL, tu experto en el envío de archivos de gran tamaño, te muestra cómo puedes crear y enviar fácilmente documentos PDF y te ofrece consejos prácticos para el día a día (laboral).
Índice de contenidos
¿Qué es un documento PDF?
PDF son las siglas de «Portable Document Format». Es un formato desarrollado para almacenar y compartir documentos de forma independiente del software, el hardware o los sistemas operativos. Los archivos PDF pueden contener texto, imágenes, hipervínculos y mucho más.
La gran ventaja de los documentos PDF es su universalidad y coherencia. Tienen el mismo aspecto en todos los dispositivos y son ideales para compartir documentos de forma profesional y segura.
Crear archivos PDF en el ordenador
Uso de impresoras PDF
Las impresoras PDF son una forma sencilla y eficaz de crear documentos PDF desde casi cualquier aplicación. Funcionan como una impresora virtual en su ordenador.
Instalación de una impresora PDF: Elija un software de impresora PDF como Adobe Acrobat o una impresora PDF gratuita como PDFCreator. Después de descargar e instalar el software, la impresora PDF aparecerá como una opción en el menú «Impresoras».
Imprimir un documento como PDF: Abra el documento que desea convertir, seleccione la opción «Imprimir» y, a continuación, seleccione la impresora PDF instalada como impresora. Una vez que inicie el proceso de impresión, se le pedirá que seleccione una ubicación para guardar el archivo PDF y su documento se guardará como PDF.
Utilizar convertidores en línea
Los conversores de PDF son especialmente prácticos si quieres convertir un documento rápidamente y sin instalar software. Sitios web como Smallpdf ofrecen la posibilidad de convertir en PDF archivos como documentos de Word, imágenes o escaneados.
Crear archivos PDF con el iPhone
Crear PDF a través de la app «Notas
- Abra la aplicación «Notas» en su iPhone.
- Toca el icono de una nueva nota.
- Añade el texto, las imágenes o los dibujos que quieras incluir en el PDF.
- Toca el icono de compartir (un cuadrado con una flecha hacia arriba).
- Seleccione «Crear PDF». El iPhone convierte su nota en un PDF.
- A continuación, puede guardar el PDF o compartirlo directamente mediante varias opciones.
Crear PDF a través de la app «Cámara» o «Fotos
- Puedes hacer una foto de un documento o imagen y guardarla directamente como PDF.
- Abra la aplicación Cámara y tome una foto del documento deseado.
- Abre la foto en la app Fotos y toca el icono de compartir.
- Selecciona «Imprimir».
- En la vista previa de impresión, utiliza el gesto de zoom con dos dedos sobre la foto para convertirla en PDF.
- A continuación, selecciona «Guardar PDF» o compártelo.
Crear PDF mediante aplicaciones de terceros
Existen numerosas aplicaciones en la App Store, como Adobe Acrobat Reader o Scanner Pro, que ofrecen funciones adicionales para crear PDF.
Crear formularios PDF para rellenar
Adobe Acrobat
- Abra Adobe Acrobat y seleccione «Herramientas».
- Seleccione «Crear formulario».
- Decida si desea convertir un documento existente en un formulario o crear uno nuevo.
- Acrobat convierte el documento en un formulario PDF y reconoce automáticamente los campos de texto.
- Puede añadir campos de formulario adicionales, como casillas, menús desplegables o campos de fecha.
- Guarde el formulario y estará listo para ser rellenado.
El procedimiento es similar para otros editores de PDF.
Herramientas en línea
Existen plataformas en línea como JotForm o PDFescape que permiten crear formularios PDF directamente en el navegador. Estas herramientas suelen ser intuitivas y no requieren instalación, pero puede que no ofrezcan tantas funciones como el software dedicado.
Consejo: Al crear formularios PDF, es importante garantizar una estructura clara y facilidad de uso para el usuario final.
Edición de archivos PDF
La edición de documentos PDF con los editores de PDF adecuados puede abarcar desde simples cambios de texto hasta la inserción de imágenes.
Editar texto
- Abra el archivo PDF: Abra el documento PDF que desea editar en un editor (por ejemplo, Adobe Acrobat).
- Activar el modo de edición: Active el modo de edición para modificar el texto. En la mayoría de los programas, existe un botón o una opción para pasar al modo edición o al modo texto.
- Editar texto: Haz clic en el texto que quieras editar. Ahora puedes añadir, borrar o cambiar texto. Muchos editores también ofrecen funciones para ajustar la fuente, el tamaño y el color.
- Guardar: Guarda el documento después de editarlo para que se conserven los cambios.
Edición de imágenes
- Modo de edición de imágenes: Seleccione el modo de edición de imágenes en el editor PDF.
- Insertar imágenes: Para insertar una nueva imagen, seleccione la opción correspondiente y navegue hasta la imagen que desea insertar. Colóquela en la posición deseada.
- Editar imágenes: Las imágenes existentes se pueden mover o cambiar de tamaño. Haga clic en la imagen y arrástrela a la posición deseada o cambie el tamaño.
- Eliminar imágenes: Seleccione una imagen y elimínela si ya no la necesita.
- Guardar: No olvide guardar los cambios.
Cambiar el orden de las páginas
- Abrir vista de página: Abra la vista de página en su editor PDF, en la que se muestran todas las páginas del documento.
- Mover páginas: Seleccione la página que desea mover. Arrastre la página a la posición deseada en el documento.
- Compruebe los cambios: Compruebe el nuevo orden de las páginas para asegurarse de que es correcto.
- Guardar: Guarde el documento para guardar el nuevo orden.
Crear tabla de contenidos
- Herramienta índice: En su editor PDF, seleccione la herramienta para crear una tabla de contenidos.
- Crear entradas: Añada entradas para cada capítulo o sección. Puede introducir manualmente los títulos y asignar el número de página correspondiente.
- Añadir enlaces: Puede añadir hipervínculos a páginas individuales para mejorar la navegación.
- Personalizar el diseño: Personalice el diseño del índice según sus necesidades (por ejemplo, fuente, tamaño).
- Guardar: Guarde el documento para incluir el índice.
Nota: Tenga en cuenta que los pasos y opciones exactos pueden variar en función del software utilizado.
Envío de archivos PDF
Envío por correo electrónico
Enviar archivos PDF por correo electrónico es una forma rápida y sencilla de compartir documentos. Simplemente añada su PDF como archivo adjunto en su correo electrónico. Presta atención a las restricciones de tamaño de tu proveedor de correo electrónico.
Servicio de almacenamiento en la nube
Si tu PDF es demasiado grande para adjuntarlo a un correo electrónico, puedes subirlo a un servicio de almacenamiento en la nube como Dropbox o Google Drive y compartir el enlace al documento en tu correo electrónico.
Dropbox: Sube tu PDF a Dropbox y comparte el enlace con el destinatario. Es una forma segura y eficaz de compartir archivos de gran tamaño.
Google Drive: Google Drive ofrece una fácil integración con Gmail, lo que facilita compartir archivos PDF, especialmente dentro del ecosistema de Google.
Presta atención al tamaño del archivo, especialmente cuando lo envíes por correo electrónico. Utiliza las funciones de compresión para reducir el tamaño. Ten en cuenta también la seguridad al enviar archivos PDF: se recomienda el cifrado y la protección por contraseña para proteger la información confidencial.
Envío de archivos PDF de gran tamaño con TransferXL
TransferXL ofrece una solución óptima para enviar archivos PDF de gran tamaño. La plataforma está especialmente diseñada para enviar archivos de gran tamaño, como documentos PDF de gran tamaño, de forma eficaz y segura. TransferXL se caracteriza por las siguientes ventajas:
- Envío gratuito de archivos de hasta 5 GB: A diferencia de muchos servicios de correo electrónico, TransferXL no tiene límites estrictos de tamaño de archivo: Se pueden enviar archivos de hasta 5 GB con las versiones gratuitas.
- Fácil de usar: La interfaz de TransferXL es muy fácil de usar y permite a los usuarios subir y enviar archivos con sólo unos clics o mediante arrastrar y soltar.
- Seguridad: TransferXL garantiza los más altos estándares de seguridad con encriptación opcional de extremo a extremo.
- Velocidad: el uso de tecnologías avanzadas por parte de TransferXL garantiza que los archivos se transfieran rápidamente.
- Seguimiento: Los usuarios reciben información tan pronto como sus archivos han sido descargados por el destinatario.
Crear y enviar documentos PDF es una parte esencial de la comunicación digital en la empresa y la educación. Con las herramientas y los conocimientos adecuados, oficinistas, estudiantes, profesores y alumnos pueden beneficiarse de la eficacia y la seguridad del formato PDF. TransferXL le ayuda a compartir sus documentos PDF de forma rápida y segura.
Preguntas frecuentes sobre documentos PDF
¿Qué programas puedo utilizar para crear un PDF?
Hay varios programas y herramientas que puede utilizar para crear un PDF. Por ejemplo, Adobe Acrobat, Microsoft Word, Google Docs y convertidores en línea como SmallPDF.
¿Puedo crear un PDF directamente a partir de un documento de texto?
Sí, puede crear un PDF directamente a partir de un documento de texto. La mayoría de los procesadores de texto como Microsoft Word o Google Docs ofrecen la opción de guardar el documento como PDF.
¿Cómo puedo insertar imágenes en un PDF?
Para insertar imágenes en un PDF, puedes utilizar un programa de edición de PDF como Adobe Acrobat. Abra el programa, seleccione la opción de insertar imágenes y arrastre las imágenes deseadas al documento PDF.
¿Puedo crear un PDF a partir de varios archivos?
Sí, puede crear un PDF a partir de varios archivos. Hay varias formas de hacerlo. Una opción es utilizar Adobe Acrobat, donde puede fusionar varios archivos en un solo PDF. También hay conversores en línea que ofrecen esta función.
¿Cómo puedo crear un PDF con protección por contraseña?
Para crear un PDF con protección por contraseña, puede utilizar un programa de edición de PDF como Adobe Acrobat. Abra el programa, seleccione la opción de añadir protección con contraseña e introduzca una contraseña. Esto protegerá el PDF de accesos no autorizados.
